Como Converter a Tese para PDF/A em 2026 (Para Entrega no RCAAP e Repositórios)
Chegaste à reta final: a tese está escrita, o orientador aprovou e só falta entregar no repositório institucional. Depois de meses de trabalho, deparas-te com uma mensagem de erro inesperada — o sistema rejeita o teu ficheiro porque não está em formato PDF/A. É um obstáculo que muitos estudantes portugueses encontram na hora de submeter a dissertação ou tese no RCAAP ou no repositório da universidade, e que se resolve em menos de dez minutos quando sabes o que fazer.
Este guia explica o que é o PDF/A, porque é que os repositórios académicos o exigem, e como converter a tese para PDF/A diretamente no Word (Windows e Mac) em 2026, passo a passo, garantindo que os tipos de letra ficam incorporados e o ficheiro passa a validação.
O que é PDF/A e por que os repositórios o exigem
O PDF/A (de PDF for Archiving) é uma variante do formato PDF normalizada pela ISO 19005. Foi concebida especificamente para preservação a longo prazo: ao contrário de um PDF comum, o PDF/A obriga a incorporar todos os tipos de letra, proíbe conteúdo externo, encriptação e referências a recursos que possam deixar de existir no futuro.
Os repositórios institucionais portugueses e o RCAAP adotam o PDF/A porque garantem que uma tese submetida hoje será legível daqui a vinte ou cinquenta anos, independentemente de atualizações de software ou de sistemas operativos. Uma tese é um documento público permanente — o repositório não pode depender de tipos de letra instalados numa máquina específica para o reproduzir corretamente.
PDF/A-1b, PDF/A-2b ou PDF/A-3b: qual usar?
| Versão | Norma | Principais características | Recomendado para |
|---|---|---|---|
| PDF/A-1b | ISO 19005-1 | Sem transparências, sem JPEG2000; gerado nativamente pelo Word | Teses de texto (maioria dos casos) |
| PDF/A-2b | ISO 19005-2 | Permite transparências e compressão JPEG2000 | Teses com imagens de alta resolução |
| PDF/A-3b | ISO 19005-3 | Permite embeber ficheiros de qualquer tipo no PDF | Casos específicos (consulta a biblioteca) |
Para a maioria das teses e dissertações em Portugal, o PDF/A-1b é suficiente e é o que o Word gera por omissão quando ativas a opção ISO 19005-1. Se a tua tese contém figuras com camadas de transparência ou imagens científicas de alta resolução, verifica com a biblioteca da tua instituição se aceitam PDF/A-2b.
Converter no Word (Windows): passo a passo
O procedimento abaixo aplica-se ao Word 2019, Word 2021 e Microsoft 365 no Windows. Certifica-te de que tens a versão final da tese guardada antes de começar.
- Abre a tese no Word e confirma que não há erros de revisão pendentes nem comentários visíveis que não queiras no ficheiro final.
- Vai a Ficheiro no canto superior esquerdo do friso.
- Escolhe Guardar Como (ou Guardar uma Cópia se usas o Microsoft 365 com o documento guardado na cloud).
- No menu de formato, seleciona PDF (*.pdf).
- Antes de clicar em Guardar, clica em Mais Opções… para abrir a caixa de diálogo completa.
- Na caixa de diálogo Publicar como PDF ou XPS, clica no botão Opções… no canto inferior direito.
- Na secção “Conformidade com PDF”, ativa a caixa “Compatível com ISO 19005-1 (PDF/A)”.
- Clica em OK para fechar as opções e depois em Publicar para gerar o ficheiro.
Converter no Word (Mac): passo a passo
No Word para Mac (versão 16.x, Microsoft 365), o processo é ligeiramente diferente consoante a versão instalada:
- Vai a Ficheiro → Guardar Como.
- No menu de formato, escolhe PDF.
- Clica em Mais Opções… para aceder às definições avançadas de exportação.
- Na secção de conformidade, seleciona PDF/A-1b no menu pendente ou ativa a caixa “ISO 19005-1 (PDF/A)”.
- Clica em Exportar.
Se não vires a opção PDF/A no Word para Mac, confirma que tens uma versão atualizada (16.78 ou superior). Versões mais antigas podem não incluir esta opção — nesse caso, usa o Adobe Acrobat ou uma ferramenta online para a conversão.
Validar o PDF/A antes de submeter
Converter com a opção correta no Word é o primeiro passo, mas não garante que o resultado seja válido em todos os aspetos técnicos. Valida sempre o ficheiro com uma ferramenta externa antes de o submeter ao repositório:
- Validator RCAAP — ferramenta oficial do RCAAP para verificar a conformidade de ficheiros antes da submissão.
- VeraPDF — validador open-source disponível como aplicação de secretária e serviço online; gera um relatório detalhado com cada não-conformidade identificada.
O processo é simples: carrega o teu PDF na ferramenta, seleciona a norma (PDF/A-1b) e analisa o relatório. Se aparecerem erros, a secção seguinte explica como os resolver.
Erros comuns e como os corrigir
| Erro detetado | Causa mais comum | Solução |
|---|---|---|
| Tipo de letra não incorporado | Tipo de letra com restrição de licença de incorporação | Substitui por Times New Roman, Calibri ou Liberation Serif e reconverte |
| Encriptação detetada | PDF protegido por palavra-passe | Remove a proteção: Ficheiro → Informações → Proteger Documento → Remover Proteção, depois reconverte |
| Transparência não permitida | Imagens ou caixas de texto com fundo transparente | Substitui por versões sem transparência ou confirma com a biblioteca se PDF/A-2b é aceite |
| Perfil de cor ICC em falta | Imagens CMYK sem perfil de cor incorporado | Converte as imagens para sRGB antes de as inserir no Word |
| Ação de lançamento ou JavaScript | Formulários interativos ou hiperligações com ações especiais | Remove formulários e ações antes de exportar; mantém só hiperligações simples (URL) |
Antes de chegares à fase da conversão, é fundamental que a formatação do documento esteja impecável. Vê o guia sobre como formatar uma tese em Word em 2026 para garantires margens, estilos e capa corretos. A numeração de páginas no Word para a tese — pré-textuais em algarismos romanos, corpo em algarismos árabes — é outro pormenor que, se estiver errado, obriga a reabrir o documento e reconverter o PDF/A.
Perguntas frequentes
O Word gera PDF/A-1b ou PDF/A-2b?
O Word (Windows e Mac) com a opção “ISO 19005-1 (PDF/A)” gera PDF/A-1b. Não existe, nas versões atuais do Word, uma opção nativa para PDF/A-2b — para esse nível é necessário o Adobe Acrobat Pro ou outra ferramenta especializada.
Posso converter um PDF normal para PDF/A sem abrir o Word?
Sim. O Adobe Acrobat Pro (Ferramentas → Preflight → Converter em PDF/A) e o VeraPDF permitem converter um PDF existente. No entanto, se o PDF de origem tiver tipos de letra não incorporados ou encriptação, a conversão pode falhar e é necessário voltar ao documento original no Word.
O que acontece se submeter a tese sem ser em PDF/A?
A maioria dos repositórios institucionais portugueses e o RCAAP rejeita automaticamente ficheiros que não cumpram o requisito PDF/A, apresentando uma mensagem de erro na submissão. Algumas instituições aceitam PDF simples mas não garantem preservação a longo prazo — verifica sempre as instruções específicas da tua biblioteca.
A conversão para PDF/A afeta a qualidade das imagens da tese?
Não diretamente. O PDF/A mantém a resolução e qualidade das imagens do documento original. O que pode parecer diferente são figuras com transparências: no PDF/A-1b são renderizadas com fundo branco sólido, perdendo o efeito de transparência.
Preciso de validar o ficheiro se o Word não reportou erros?
Sim, é recomendável. O Word confirma que o processo correu sem erros, mas não valida a conformidade técnica total do ficheiro gerado. Tipos de letra com restrições de licença, imagens CMYK ou conteúdo inserido de outras aplicações podem criar não-conformidades que só a validação com o validator.rcaap.pt ou o VeraPDF deteta.
A tese está pronta para entregar?
A conversão para PDF/A é o último passo técnico — mas o texto tem de estar fechado antes de chegares aqui. Faz a revisão final da tese antes de entregar com a checklist completa e, se precisares de uma revisão linguística rigorosa do texto, o Tesify ajuda-te a garantir originalidade e coerência antes da entrega. O índice automático no Word também deve estar perfeito antes de exportares — qualquer alteração de paginação implica reconverter o PDF/A.